Lean i kommunerne - Effektivisering i fællesskab

Emner

Her er du: Forside » Ledelse » Lean i kommunerne - Effektivisering i fællesskab (Publikation)

29. februar 2008

Håndbogen fokuserer på Lean i den kommunale verden, og et væsentligt spørgsmål melder sig; har en kommune kunder? Hvis Lean skal give mening i en kommune, må man grundigt overveje, hvad der giver kundeværdi.

Lean handler ikke kun om effektivisering, men giver:

værktøjer til at skabe mere effektive arbejdsgange blandt andet gennem fokus på, hvad der giver værdi for kunden.
overblik og indflydelse for den enkelte medarbejder.
struktureret tilgang til at indsamle, udvælge og implementere de ideer, hele organisationen har til, hvordan man skaber de bedste resultater for brugerne.

Håndbogen præsenterer artikler, cases, teori og konkrete redskaber og metoder. Målgruppen er medarbejdere og ledere i kommunerne, som er i gang med, eller overvejer at gå i gang med, Lean.

Favrskov Kommune bruger forbedringsmøderne - Kaizen - til løbende forbedringer
Siden slutningen af april 2007 har kommunens 4 borgerserviceenheder arbejdet med forbedringsmøder. Det er der kommet 83 forbedringsforslag ud af. På forbedringsmøderne er ca. 1/4-del af forslagene faglige, de øvrige forslag handler om medarbejdernes trivsel og udvikling i dagligdagen. Altså er forbedringsmøderne blevet et vigtigt redskab i forhold til forbedring af medarbejdertilfredsheden.

På et tidspunkt gav nogle medarbejdere udtryk for, at der var megen støj og uro i lokalerne, som virkede forstyrrende. Medarbejdergruppen arbejdede med problemstillingen i en længere periode, og det endte med en omrokering af kontorerne, så man fik adskilt frontarbejdsopgaverne med borgerkontakt fra de mere koncentrationskrævende baglandsopgaver.

Ændret arbejdsstruktur på socialcentrene i Århus
En anden case handler om omstrukturering af arbejdet i modtagelsen på socialcentrene i Århus. Ud fra Lean-princippet om at optimere kundeværdien og minimere spild satte man de mål at sikre, at borgeren så vidt muligt ikke skulle skifte sagsbehandler i forløbet, og at sagerne ikke skulle længere ind i sagsbehandlersystemet end nødvendigt.

En kortlægning af arbejdsopgaverne på et af socialcentrene viste, at der undervejs var dobbeltarbejde og spild. Desuden var det en sårbar gruppe med få medarbejdere, der skulle dække hele åbningstiden i socialcentret. Løsningen var at beslutte, at opgaver straks skulle visiteres i rette afdelinger, og at modtagelsen i socialcentret skulle bevare de opgaver, der ikke nødvendigvis skulle længere ind i systemet, men som hurtig kunne sagsbehandles. Det vil sige, at modtagelsesfunktionen bredtes ud på en større enhed. Samtidig sikrede man, at grupperne ikke blev for små og sårbare.

Lean-inspireret kaffevogn i Roskilde Hjemmepleje
En tredje case fra Roskilde Hjemmepleje, handlede om at medarbejderne foreslog at indføre en kaffevogn, hvor beboerne selv kunne hente eftermiddagskaffen for at gøre serveringen mere fleksibel. Samtidig skulle de der kunne, motiveres til at hente kaffen selv, for at skabe lidt bevægelse og aktivitet.

Medarbejderne havde ikke fået samme opfattelse af formålet med den nye kaffevogn, og målet med den var ikke blevet formidlet klart til beboerne. De fik derfor den opfattelse, at det nye tiltag skyldtes tidsmangel. Resultatet var utilfredshed. På Kaizen-møderne brugte medarbejderne derfor derefter mere tid på at tale ændringsforlag igennem, for at give ens beskeder til beboere og pårørende.

Lean

Produktionsmetode udviklet i bilindustrien af Toyota.

Alle aktiviteter gennemgås for at optimere anvendelse og brug, og minimere spild. Udgangspunktet er kundernes behov, det er altså ikke godt nok fx at nedskære omkostningerne, hvis kunderne ikke har glæde af det.

Lean og psykisk arbejdsmiljø
Håndbogen giver også anbefalinger til, hvad man skal være opmærksom på i sammenhængen mellem Lean og psykisk arbejdsmiljø. Anbefalingerne er baseret på erfaringer fra projektet 'Lean uden stress', som er et samarbejde mellem KL og KTO - Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte.

Teorien og filosofien bag Lean
Teorien og filosofien bag Lean beskrives og nøglebegreberne præsenteres, blandt andet det japanske Kaizen - en sammentrækning af Kai (vej) og zen (god), der beskriver en stræben efter stadige forbedringer i organisationen og på det personlige plan.

Implementering af Lean i organisationen
Lean er ikke et projekt, men en måde at arbejde på. Alligevel oplever mange at når konsulenten går, melder hverdagen sig. Derfor giver håndbogen også gode råd til hvordan Lean implementeres så det fortsat er en del af arbejdskulturen - også efter at det er blevet hverdag igen. Det handler blandt andet om, at forankre processen både hos medarbejdere og ledere.

Håndbogen er udgivet af Væksthus for Ledelse - et samarbejde mellem Danske Regioner, KL og KTO - Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte.

Download eller bestil for at læse mere.