Samarbejde i et højere gear
I Odense Kommune har de rystet posen og indført en ny samarbejdsform i hovedudvalget, der bordet rundt har øget medindflydelsen, engagementet og begejstringen.
Sekretær for Hovedudvalget Anne Torp (t.v.), kontorchef i kommunens Kompetencecenter HR, Heidi Madsen (midten) og Lonnie Weiglin, BUPL’s medarbejderrepræsentant er enige om, at de nye samarbejdsformer har gearet kommunen til fremtiden og resulteret i større medbestemmelse og bedre møder.
Tekst: Af Helle Jung Foto: Heidi Lundsgaard
Det forlyder, at de første kampvalg til tillids- og sikkerhedsrepræsentantposterne allerede er indtruffet, hvilket heller ikke i Odense Kommune ligefrem har været sædvanen. Men det er blevet sjovere, mere spændende og udfordrende at repræsentere kollegerne, efter at der er gjort en omfattende indsats for at fremme dialogen mellem A- og B-siden i kommunens udvalg.
"Jeg hørte allerede efter det første møde, da den nye mødeform var indført, reaktioner fra medarbejderrepræsentanter som 'det her møde var godt nok spændende'. Og der er også kommet en større åbenhed mellem deltagerne, og drøftelserne er blevet mere konstruktive. Deltagerne tør fremsætte nye emner over for hinanden, og de tilkendegiver flere holdninger. Møderne er ikke længere en kamp på uenighed, men er blevet reelle drøftelser. Man er gået fra at forhandle til at føre dialog," siger sekretær for hovedudvalget Anne Torp, som til daglig arbejder i Odense Kommunes Kompetencecenter HR.
|
Dialogbaseret samspil
- Mødeform for hovedudvalget.
- To årlige temamøder sammen med de p.t. 21 afdelingsudvalg.
- Videoreferater på intranettet, hvor for eksempel udvalgets formand og næstformand hver på et par minutter fortæller om mødets beslutninger og baggrunden for dem.
Strategisk årshjul
- Koblingen mellem hovedudvalget og de p.t. 21 afdelingsudvalg, mellem MED (medindflydelse og medbestemmelse) og HR-afdelingen og mellem MED og budgetudvalget.
- Medvirker samtidig til at understøtte åbne drøftelser og det dialogbaserede samspil i MED.
Netværksmøder
- To årlige møder for sekretærerne for de p.t. 21 afdelingsudvalg.
- Holder fokus på det kvalificerede samspil. Sikrer videndeling og erfaringsudveksling.
Hovedudvalgets strategiseminar
- Fokus på, hvordan hovedudvalget kan blive en strategisk samarbejdspartner i Odense Kommune som innovativ organisation.
- Identifikation gennem interessentanalyse og forholdet til kommunens politikere.
- Som visionselementer er brugt ambitionen om leg (Odenses motto er: At lege er at leve, red.), ansvar, involvering i forhold til MED, tillid, samarbejde og retfærdighed, herunder social kapital.
- Det uønskede kom i ’den sorte gryde’: formaliteter, mistro, regeltænkning, rituelle møder og mangel på visioner.
- Det ønskværdige kom ’på den grønne gren’: at have højt til loftet, energi, lethed, at skabe reel værdi, at tage chancer og en ligeværdig dialog.
- To bundne opgaver: Videoreferater fra hovedudvalgsmøderne og en ny mødeform mellem hoved- og økonomiudvalget.
Samarbejde med eksterne konsulenter
- Udvikling af en innovativ form for MED gennem hovedudvalget.
- Udvikling af og definition af roller med oplægget Et MED-system, der følger med tiden.
- Forberedelse til Personalepolitisk Messe 2010 med oplægget Har MED-organisationen overlevet sig selv?
- Hovedudvalget i Odense Kommune har i udviklingen af nye samarbejdsformer benyttet konsulentbistand fra Region Midtjyllands MidtLab, der udvikler innovative løsninger, ny viden og nye metoder i tæt samarbejde med brugerne, som er regioner, kommuner og private virksomheder og organisationer.
- Læs mere om MidtLab.
Videoreferater
- Har til formål at synliggøre og præsentere hovedudvalgets medlemmer og funktion, at formidle resultater og processer mere aktivt og kreativt længere ud i organisationen og at synliggøre nuancerne i de drøftelser, udvalget har.
- Første fokus er opsamling fra mødet ved formand og næstformand, det andet fokus liveoptagelser af drøftelserne under et dagsordenpunkt, så man kan se samarbejdsformen.
Hovedudvalgets temamøder med økonomiudvalget
- Fokus er på samspillet i og udviklingen af organisationen.
- Kvartalsvise møder løsrevet fra budgetproceduren, fx status på arbejdsmiljøarbejdet, hvilket giver de folkevalgte i økonomiudvalget indsigt i personalemæssige forhold og er med til at kvalificere arbejdet i udvalget. Et årligt møde i forbindelse med budgetproceduren.
|
De forandringer, der siden er sket, kalder udvalgssekretæren lavpraktiske, men det gør ikke effekten mindre. For eksempel har hun lavet bordkort, så udvalgsmedlemmerne ikke pr. automatik sætter sig, hvor de plejer, men hver gang bliver blandet og placeret med nye sidemænd. Sammen med et eksternt konsulentfirma har der været holdt et strategiseminar for udvalget, og udvalgssekretæren har været med til at udvikle et strategisk årshjul for udvalget, været medudvikler på netværksmøder, fødselshjælper på nye afdelingsudvalg og været med til at udvikle temamøder mellem HU og kommunens økonomiudvalg.
Anne Torps opgave er løbende at tage temperaturen på samarbejdet mellem kommunen som arbejdsgiver og repræsentanterne for dens medarbejdere. Og hun er den, der rører i vandene, når det begynder at stå stille.
Afklarede forventninger gør forskellen
Systemet af møder eller antallet af samme er ikke blevet hverken lettere eller færre af den nye samarbejdsform i Odense Kommune. Til gengæld er der blevet tilføjet en dynamik og større vilje til at få tingene til at lykkes.
"Det gamle samarbejdsudvalgssystem var meget baseret på regler og pligter. De skal selvfølgelig fortsat holdes, men vi forsøger i dag at holde fokus på værdier, og det kræver nye rammer," siger kontorchef for organisation og ledelsesudvikling i kommunens Kompetencecenter HR, Heidi Madsen.
Derfor gennemførte man en dags strategiseminar for hovedudvalgets medlemmer, hvor man ikke blot skulle diskutere rammer, men også hvor man gerne ville hen med samarbejdet. Seminaret blev orkestreret af eksterne konsulenter fra MidtLab under Region Midtjylland, der har specialiseret sig i den type processer, og i løbet af dagen fik deltagerne formuleret henholdsvis drømmescenarier og skræmmebilleder (se 'den sorte gryde' og 'den grønne gren' i værktøjskassen, red.). På den måde blev de gensidige forventninger tydeliggjort.
Det er det samme udredningsarbejde, udvalgssekretær Anne Torp lægger ud med, når hun agerer fødselshjælper på nye udvalg i organisationen. De klækkes kun, hvor det giver mening for organisationen og samarbejdet. For tiden er der 21 afdelingsudvalg, og hovedudvalget holder to årlige temamøder med afdelingsudvalgenes formænd og næstformænd.
"Det handler om at fastslå, hvordan og på hvilke områder man gerne vil gøre en forskel, og hvad det nye udvalg vil være kendt for. På den måde inddrages medindflydelse og medarbejderinddragelsen helt naturligt og bliver omdrejningspunkt for både det senere samarbejde, drøftelserne og formidlingen af visioner og mål. Og dermed giver det også mening for den enkelte medarbejder i afdelingen," forklarer Anne Torp.
Årshjulet
Ifølge Heidi Madsen er det en metode til løbende at vedligeholde og forbedre samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere, så medindflydelsen sikres.
"Man forfalder i det kommunale system nemt til at lade alt gå gennem ledelsen, men da risikerer man at grave grøfter. Begge parter skal tage del i samarbejdet og ansvaret for det, og det gør man bl.a. ved at perspektivere hinandens roller," forklarer Heidi Madsen.
Hovedudvalget perspektiverer sit eget arbejde med et strategisk årshjul, hvor man hele tiden kan følge, hvor man befinder sig i forhold til de givne tidsfrister.
"Årshjulet er blevet en stadig mere aktiv arbejdsmetode, hvor man for eksempel kan se, hvornår man skal i gang med arbejdsmiljøområdet. Det fungerer ved siden af en masse andre årshjul i organisationen, så man kan også vælge at se det som en masse tandhjul, der indbyrdes afhænger af og influerer på hinanden," fortsætter Heidi Madsen.
Der er altså rigtig meget at tage højde for og afpasse efter hinanden, når kabalen af møder og emner skal gå op. Til gengæld er den store fordel ifølge Anne Torp, at der er lige så mange hjul at dreje på, hvis en proces er ved at dø ud og trænger til nyt liv.
"Det væsentlige er, at arbejdet i udvalgene giver mening. Så støder man på problemer, er det bl.a. min opgave at være med til at finde nye veje," siger Anne Torp.
Hun kan indimellem få lyst til at nedlægge udvalg blot for at bygge dem op igen, fordi den indledende proces, hvor forventningerne afklares, for hende er så væsentlig.
"Den betyder, at udvalgsmedlemmerne i det efterfølgende samarbejde både vil og kan bruge hinanden," siger Anne Torp, hvis næste opgave bliver at sætte fokus på udvalgenes interessenter og få udvalgene til at kommunikere deres resultater endnu bedre ud.
Inddragelsen er øget
Heidi Madsen understreger, at ledernes engagement i samarbejdet er afgørende. Erfaringen viser, at prioriterer de ikke udvalgsarbejdet, så gør medarbejderrepræsentanterne det heller ikke. Og chefernes øgede interesse har fået lønmodtagersiden til at bide til bolle i et højere tempo end tidligere.
"Tidligere kunne medarbejderrepræsentanterne godt tøve en smule, når der skulle tages beslutninger, og føle behov for lige at komme en ekstra tur omkring baglandet, før de kunne bekende kulør. I dag er de blevet mere bevidste om deres mandat som udvalgsmedlemmer til at tage beslutninger på kollegernes vegne," vurderer Heidi Madsen.
En af hovedudvalgets medarbejderrepræsentanter er Lonnie Weiglin, der er udpeget af BUPL. Hun nikker bekræftende til den øgede medarbejderindflydelse gennem de nye tiltag for samarbejdet i Odense, i hvert fald på hoved- og afdelingsudvalgsniveau.
"Også adgangen til informationer er blevet lettere, og det har i det hele taget skabt en større sammenhæng mellem de beslutninger, der tages politisk i kommunen, og det arbejde, vi udfører. Den sammenhængskraft har gjort den førte politik meget mere konkret," vurderer Lonnie Weiglin, der mener, at rammeaftalen for medindflydelse og medbestemmelse ligefrem er forbedret i Odense.
"Når man oplever, at de nødvendige informationer flyder bedre, og at der er opstået en større forståelse for medarbejdernes synspunkter, så er det virkelig positivt. Vi bliver i dag inddraget i drøftelser, som vi tidligere var holdt helt uden for, senest et hul i budgettet, som vi var med til at drøfte konsekvensen af."
Lonnie Weiglin oplever, at stemningen i samarbejdet også er blevet stærkt forbedret af, at det nu er blevet legalt at være uenige.
"Selvfølgelig skal vi stadig tage beslutninger, så nu forsøger vi i stedet at finde konsensus i de muligheder, der er til stede. Og når vi på hovedudvalgsniveau foregår med et godt eksempel på samarbejde, så kan det ikke undgå at smitte af ned igennem systemet."
Hovedudvalget i Odense Kommune- Hovedudvalget i Odense Kommune består af 13 medlemmer: direktionen bestående af alle 5 direktører, 2 sikkerhedsrepræsentanter og 6 medarbejderrepræsentanter. Medlemmer vælges hver 2. år. Stadsdirektøren, som kommunaldirektøren i Odense kaldes, er født formand.
- Derudover deltager kommunens HR-chef og sekretæren for hovedudvalget i de 7 årlige møder.
- Odense Kommune har 187.000 indbyggere og 18.000 medarbejdere.
Rammeaftalen om medindflydelse og medbestemmelse
KL og KTO har indgået en rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse, der skal sikre medarbejderne ret til samme. I Odenses Kommunes personalepolitik på odense.dk er det formuleret sådan:
"Medarbejderne skal i højere grad have indflydelse på eget arbejde gennem flade strukturer, team- og projektarbejde samt selvstændighed i jobbet. Det medvirker til en større arbejdsglæde.
Ledere på alle niveauer i Odense Kommune skal anvende ledelsesformer, der sikrer medarbejdernes positive medvirken, motivation og engagement på arbejdspladsen gennem medindflydelse på egen arbejdssituation. Samtidig forventer kommunen, at medarbejderne accepterer medansvar for beslutninger, de har haft indflydelse på." |
Om KONZENS
KL og KTO har besluttet at udgive et journalistisk magasin med fokus på tre emner: trivsel på arbejdspladsen, medindflydelse på eget arbejde og rekruttering.
Baggrunden er en aftale om at styrke indsatsen på de tre områder. Aftalen blev indgået mellem KL og KTO ved overenskomstfornyelsen i 2008. Magasinet, som har fået navnet KONZENS, udkommer fire gange fra november 2009 til juni 2010. Målgruppen er beslutningstagere og meningsdannere, som beskæftiger sig med løn- og ansættelsesvilkår for ansatte i kommunerne.
Kontakt:
- Produktion: Tendens V/Helle Baagø redaktion@tendens.net tlf. 3393 9407
- Styregruppe: Souschef Forhandlingssekretariatet Lone Trudsø, KL, lts@kl.dk, tlf. 3370-3323
- Chefkonsulent Lars Daugaard, KTO, ld@kto.dk, tlf. 3347-0626.
- Ansvarshavende redaktør: Sine Sunesen.
Udgivelsesdato: 27. november 2009.
Pris: Gratis |
| |
|
|
7. april 2010
KONZENS-magasinerne
KONZENS er et magasin for beslutningstagere, som fokuserer på trivsel og sundhed, medindflydelse på eget arbejde og rekruttering til kommunale arbejdsplads...
Læs mere
|
|
|
|
|
| |
|
| |
| | |
|
| |
|
|
| |
Læs mere:
KONZENS-magasinerne
Læs alle artikler og download magasinerne
Kontakt:
Helle Baagø, redaktion@tendens.net, tlf. 2093-9409,
Tendens;
Lars Daugaard, ld@kto.dk, tlf. 3347-0626,
KTO, Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte, kto@kto.dk, tlf. 3311-9700;
Lone Trudsø, lts@kl.dk,
KL, kl@kl.dk, tlf. 3370-3370.
|
|
|
|
|
